Dacă înainte de 1 ianuarie 2007,firmele foloseau facturi fiscale înseriate şi numerotate la nivel naţional de către Imprimeria Naţională, după această dată, orice societate îşi poate crea şi tipări propriile facturi, cu respectarea cerinţelor Codului Fiscal. De aceea, înainte de a începe să emită facturi, orice firmă sau PFA trebuie să-şi definească printr-o decizie internă seriile de numerotare a facturilor. Va reamintim ca seria si numarul sunt elemente obligatorii ale unei facturi.
În acest context, persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente .
Fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de societate.
Decizia privind înserierea şi numerotarea facturilor, chitanţelor, proformelor şi avizelor se întocmeşte anual. Acesta este un document intern şi nu se înregistrează la AdministraţiaFinanciară. Se păstrează la dosar.
Decizia internă de numerotare a facturilor trebuie să precizeze,de asemenea, la începutul fiecărui an fiscal, numărul de la care se va emite prima factură.
În alocarea numerelor se va ţine contde structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru,sucursale, valute.
WebInvoice vă permite să gestionaţi numerotarea documentelor contabile extrem de simplu şi fără erori. Aveţi posibilitatea de a înregistra una sau mai multe serii pentru documentele contabile. Odată definită o serie în program, numerele documentelor se alocă automat în aplicaţie, astfel încât nu există riscul de a duplica un număr sau de a numerota greşit un document. Se aleg apoi seriile care se doresc să existe in decizia internă, se tipărește decizia și se adaugă la dosar.
Seriile pot conține:
– Prefix(opțional): folositor pentru o mai bună organizare a facturilor,dacă se emit lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse,și sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv(dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau ARori TM (daca factura emisă este pe puctul de lucru din Arad,respectiv Timișoara).
– Număr (obligatoriu): acesta poate începe cu orice cifră(odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistemul WebInvoice în ordine secvențială).
– Sufix (opțional): aici se poate trece spre exemplu anul în care ai emis factura, ca să poata fi găsita apoi mai ușor; sau, dacă exista și produse, și servicii și puncte de lucru multiple, atunci se poate trece la prefix produsul/serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul delucru.
– Separator: se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (de exemplu, o linie scurtă, un punct,etc.)